1. Identidad del responsable

Clínica Alena (en adelante “la Clínica”) es la responsable de la base de datos personales que administra en el marco de la prestación de servicios de salud. La Clínica opera en la República de Costa Rica y se encuentra debidamente habilitada conforme a la normativa sanitaria vigente.

Correo electrónico de contacto: info@alena.cr

2. Marco normativo

La presente política de privacidad se rige por la legislación costarricense, en particular:

Ley N.° 8968, Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y su reglamento.

Ley N.° 5395, Ley General de Salud.

Decreto Ejecutivo N.° 40556-S, Reglamento de Vigilancia de la Salud.

Código de Ética y Deontológico del Colegio de Profesionales en Psicología de Costa Rica.

Código de Moral Médica del Colegio de Médicos y Cirujanos.

Norma para la habilitación de consultorios de atención médica general o por especialidades (Decreto Ejecutivo N.° 41202-S).

Demás normativa complementaria aplicable en materia de salud y protección de datos.

3. Datos que recopilamos

3.1. Datos personales generales

En el ejercicio de sus funciones, la Clínica recopila datos personales como nombre completo, número de identificación (cédula), datos de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), fecha de nacimiento, información de facturación y datos necesarios para la coordinación de citas y la gestión administrativa del servicio.

3.2. Datos sensibles

Por la naturaleza de los servicios de salud que brinda la Clínica, se recopilan datos considerados sensibles conforme al artículo 9 de la Ley N.° 8968, incluyendo información biomédica, de salud mental y cualquier otro dato relativo al fuero íntimo de la persona que resulte necesario para la atención clínica. El tratamiento de estos datos se realiza únicamente con el consentimiento expreso e informado de la persona titular o cuando la ley lo autorice, y bajo las máximas garantías de confidencialidad y protección.

3.3. Datos recopilados a través del sitio web

Al utilizar el sitio web de la Clínica, es posible que se recopilen datos de navegación (dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas) mediante cookies u otras tecnologías similares, con el fin de mejorar la experiencia del usuario y la funcionalidad del sitio. Cuando la persona usuaria completa formularios de contacto o solicitud de citas, los datos proporcionados serán tratados conforme a esta política.

4. Finalidad del tratamiento de datos

Los datos personales serán utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades:

Prestación de servicios de salud: diagnóstico, tratamiento, evaluación y seguimiento clínico.

Gestión administrativa: coordinación de citas, facturación, atención a la persona usuaria y procesos internos vinculados a la operación del servicio.

Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias: notificación de eventos de salud al Ministerio de Salud conforme al Decreto N.° 40556-S, requerimientos de autoridades competentes y demás obligaciones impuestas por la legislación vigente.

Comunicación con la persona usuaria: envío de recordatorios de citas, información relevante sobre su tratamiento y, cuando corresponda, comunicaciones relacionadas con los servicios de la Clínica.

Los datos no serán utilizados para finalidades distintas a las declaradas sin el consentimiento previo de la persona titular, conforme al principio de consentimiento informado establecido en el artículo 5 de la Ley N.° 8968.

5. Base legal para el tratamiento

El tratamiento de datos personales se fundamenta en:

El consentimiento expreso e informado de la persona titular, otorgado por escrito conforme lo exige la Ley N.° 8968.

El cumplimiento de obligaciones legales, en particular las derivadas de la legislación sanitaria y de protección de datos.

La ejecución de la relación profesional de atención en salud entre la Clínica y la persona usuaria.

La protección del interés vital de la persona titular o de terceros, en los supuestos previstos por la ley.

6. Expediente de salud

El expediente de salud constituye un registro clínico confidencial. Su custodia corresponde a la Clínica, como responsable de la base de datos, y al profesional de salud tratante en el marco de sus deberes legales y deontológicos. El contenido del expediente será utilizado únicamente para fines asistenciales, administrativos vinculados a la atención y cumplimiento de obligaciones jurídicas.

El expediente se mantendrá bajo control de la Clínica y no circulará libremente dentro de la organización. Solo podrán consultarlo aquellas personas que, por la naturaleza de sus funciones, requieran acceso para la prestación directa de servicios de salud, la supervisión profesional, la gestión administrativa indispensable o el soporte técnico necesario para el funcionamiento de los sistemas utilizados. El acceso se limitará a la información estrictamente pertinente para cada función, bajo deber de confidencialidad y con medidas de seguridad acordes con la normativa vigente.

7. Acceso a los datos y terceros

El acceso a los datos personales está restringido al personal autorizado que requiera dicha información para el ejercicio de sus funciones. Esto incluye, entre otros, profesionales de la salud que brindan atención en la Clínica, personal administrativo y de apoyo, así como sistemas tecnológicos y servicios auxiliares necesarios para la gestión de expedientes, la coordinación de citas, la facturación y la atención a la persona usuaria. En todos los casos, el acceso se limitará a la información estrictamente pertinente para cada función y estará sujeto a deber de confidencialidad.

Cuando resulte necesario para la adecuada prestación del servicio, los datos podrán ser tratados por terceros que actúen por cuenta de la Clínica, en calidad de encargados del tratamiento, sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y a las instrucciones del responsable de la base de datos, garantizando el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos.

Asimismo, los datos podrán comunicarse a autoridades competentes cuando exista obligación jurídica expresa, como la notificación de eventos de salud al Ministerio de Salud. La información que se brinde en estos supuestos será la mínima necesaria y no comprometerá el derecho a la confidencialidad y privacidad de la persona usuaria.

8. Conservación de los datos

Los datos personales serán utilizados exclusivamente para las finalidades indicadas y se conservarán mientras subsista la relación profesional y posteriormente cuando exista fundamento jurídico que autorice o exija su conservación, en especial respecto de expedientes clínicos y eventuales responsabilidades derivadas de la atención brindada.

La legislación costarricense y las normas deontológicas profesionales establecen períodos mínimos de conservación de expedientes clínicos que la Clínica está obligada a respetar. El tratamiento de los datos durante estos períodos se realizará siempre en conformidad con los principios de confidencialidad y seguridad establecidos por la legislación vigente.

9. Derechos de la persona titular de los datos

De conformidad con la Ley N.° 8968, toda persona titular de datos personales tiene derecho a:

Acceso: solicitar información sobre los datos personales que la Clínica mantiene en sus bases de datos.

Rectificación y actualización: solicitar la corrección de datos inexactos o la actualización de datos desactualizados.

Supresión: solicitar la eliminación de sus datos personales cuando legalmente proceda. No procederá la eliminación de información cuando exista obligación legal de conservación o cuando su mantenimiento resulte necesario para la atención de responsabilidades profesionales, administrativas o judiciales vinculadas a la prestación del servicio.

Revocación del consentimiento: revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos, sin efecto retroactivo.

Confidencialidad: que sus datos sean tratados con las garantías de confidencialidad previstas por la ley.

9.1. Procedimiento para ejercer los derechos

La persona titular puede ejercer cualquiera de estos derechos mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico info@alena.cr o de forma presencial en las instalaciones de la Clínica. La gestión de estas solicitudes se realizará dentro de los plazos establecidos por la legislación aplicable.

9.2. Reclamos ante la autoridad competente

Si la persona titular considera que sus derechos en materia de protección de datos han sido vulnerados, podrá presentar un reclamo ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab), órgano adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, conforme al procedimiento establecido en la Ley N.° 8968.

10. Medidas de seguridad

La Clínica implementa medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o uso indebido, conforme a lo establecido en el artículo 10 de la Ley N.° 8968. Estas medidas incluyen mecanismos de seguridad física y lógica adecuados según el desarrollo tecnológico actual.

Todas las personas que, en virtud de sus funciones, tengan acceso a datos personales quedan sometidas al deber de confidencialidad, el cual persiste aún después de finalizada su relación con la Clínica, conforme al artículo 11 de la Ley N.° 8968.

11. Uso de cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio web de la Clínica puede utilizar cookies y tecnologías similares con fines funcionales, analíticos y de mejora de la experiencia del usuario. Las cookies no recopilan datos sensibles de salud. La persona usuaria puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto podría limitar algunas funcionalidades del sitio.

12. Secreto profesional y confidencialidad

Además de las disposiciones de la Ley N.° 8968, los profesionales de la salud de la Clínica están sujetos al secreto profesional establecido en sus respectivos códigos de ética y deontología. El secreto profesional ampara exclusivamente al equipo profesional de la Clínica y a la persona consultante, y se mantiene más allá del cese del servicio, incluso tras el fallecimiento de la persona usuaria.

La información amparada por el secreto profesional solo podrá ser revelada en los supuestos expresamente previstos por la ley y los códigos éticos aplicables, tales como: riesgo grave para la persona usuaria o terceros, requerimientos de autoridad judicial competente, autorización expresa y escrita de la persona titular, o cuando exista norma legal que lo autorice. En todos los casos, la información se dirigirá exclusivamente a las personas e instancias estrictamente necesarias.

13. Transferencia de datos

La Clínica no transferirá datos personales a terceros salvo en los supuestos previstos en esta política y conforme al artículo 14 de la Ley N.° 8968. Toda transferencia requerirá autorización expresa y válida de la persona titular, excepto cuando la ley lo disponga.

14. Modificaciones a esta política

La Clínica se reserva el derecho de actualizar la presente política de privacidad para adecuarla a cambios normativos, tecnológicos u operativos. Cualquier modificación será publicada en el sitio web y, cuando corresponda, se comunicará a las personas usuarias por los medios disponibles.

15. Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales, la persona titular puede comunicarse con la Clínica a través de:

Correo electrónico: info@alena.cr

De forma presencial en las instalaciones de la Clínica.

La presente política de privacidad se encuentra vigente a partir de la fecha de su última actualización indicada al inicio de este documento. La Clínica se compromete a garantizar la seguridad de los datos en todo momento, incluyendo ante el uso de nuevas herramientas o tecnologías, conforme a la normativa aplicable.